Lavorare con i colleghi di tutto il mondo senza muoversi dalla propria scrivania con la multivideoconferenza di Vconf

Ricercatori e docenti italiani hanno un nuovo strumento per comunicare a distanza in modo economico ed affidabile senza muoversi dal proprio ufficio, spesso dalla propria scrivania. Si tratta di Vconf, il servizio gratuito di multivideoconferenza messo a disposizione ai propri utenti da GARR. Sviluppato a partire dai risultati di un’estesa collaborazione tra alcune delle principali reti della ricerca europee, Vconf ha caratteristiche di usabilità comparabili a quelle di una semplice telefonata.

Roma, Milano, Catania, Lisbona, Bruxelles… Non si tratta del tabellone delle partenze di un aeroporto internazionale, bensì di alcuni luoghi di lavoro in cui potrebbero trovarsi i partecipanti di una riunione in un normalissimo giorno della settimana.

L’ elenco delle città sarebbe potuto arrivare fino a 40 sedi, ovvero il numero massimo raggiungibile oggi dal sistema di videoconferenza messo a punto dalla rete della ricerca italiana che è destinato a crescere sensibilmente in breve tempo.

Parlare oggi di videoconferenza potrebbe sembrare non particolarmente innovativo, visto che già da molti anni questa modalità di comunicazione è sviluppata e disponibile nonostante ancora non raggiunga livelli significativi di diffusione o almeno non così ampi quanto potrebbero essere.

Finora soltanto qualche calamità naturale è riuscita a far salire a cifre record il numero degli utenti delle stanze virtuali, come quando lo scorso anno la nuvola di cenere provocata dal vulcano islandese dal nome impronunciabile ha causato lo stop di migliaia di voli aerei con conseguenze imprevedibili per moltissimi viaggiatori. Recentemente, la videoconferenza ha assunto anche una rilevanza nello scenario di politica internazionale, vista la sua adozione per il meeting tra quattro capi di stato in un momento così delicato come la decisione dell’intervento militare in Libia.

Ma nella quotidianità? Ricerche e studi parlano di un mercato in continua crescita, complice l’aumento delle collaborazioni internazionali e multidisciplinari unito al fatto che spesso si preferisce ridurre spese e tempi di lunghe trasferte per riunioni magari della durata solo di qualche ora. La rete e la tecnologia accorciano le distanze e l’uso di uno strumento collaborativo come la videoconferenza riesce a coniugare le esigenze dei ricercatori, dei medici o dei professori che, dovendo far fronte a molti impegni, possono risparmiare tempo prezioso, con quelle delle amministrazioni che riescono a destinare altrove le proprie risorse economiche.

Nel panorama scientifico, in modo particolare, di fronte all’annosa scarsità di fondi destinati alla ricerca, la possibilità di ridurre gli spostamenti garantendo comunque collaborazioni di alto livello deve essere considerato sicuramente un elemento di grande valore aggiunto. È con queste finalità che è nato alcuni anni fa, il servizio di multivideoconferenza Vconf, messo a disposizione da GARR a tutti gli utenti della sua rete. Si tratta di uno strumento avanzato per la comunicazione audio-video fra sedi diverse: un vero e proprio centro congressi virtuale nel quale possono essere ospitate diverse sale riunioni.

La particolarità è nella quantità di sedi che possono essere collegate contemporaneamente e nella flessibilità della loro gestione. Oggi Vconf può servire contemporaneamente fino a 40 sedi, non necessariamente coinvolte nella stessa riunione. Tanto per capirci, il colosso Skype, che ha introdotto recentemente le videochiamate di gruppo, si ferma ad un massimo di 10 partecipanti, offrendo un servizio dalla qualità attualmente inferiore per il quale è richiesto oltretutto il costo di un abbonamento. Tuttavia, l’integrazione con i più diffusi sistemi di videocomunicazione personale, come Skype appunto, è negli obiettivi di Vconf nel prossimo futuro, considerato che rendere interoperabili tra loro strumenti differenti è un fattore che semplifica ampiamente la vita degli utenti.

A volte, ciò che spaventa di più nell’utilizzo della videoconferenza è legato all’aspetto tecnologico, sia in termini di costi che di difficoltà di utilizzo. Allestire una sala conferenze attrezzata ha indubbiamente un suo costo, peraltro facilmente recuperabile con la riduzione delle spese di viaggio e di trasferta dei dipendenti, ma non è un elemento imprescindibile per utilizzare Vconf. Proprio per venire incontro alle esigenze dei singoli ricercatori, infatti, il servizio è fruibile anche direttamente dal proprio computer. Inutile dire che collaborare con i propri colleghi sparsi in tutta Italia o nel mondo senza muoversi dalla scrivania è un notevole risparmio non solo di denaro ma anche di tempo, bene sempre più prezioso.

Sul proprio computer la videoconferenza è resa possibile da un software apposito. Ce ne sono di diversi tipi in circolazione, alcuni perfino gratuiti, altri con una licenza da acquistare, comunque a prezzi accessibili. Una volta installato il software si è pronti per partecipare alla riunione virtuale. Microfono, webcam e cuffie (o casse) sono la dotazione necessaria per la comunicazione, ma si tratta di oggetti che sono ormai di uso comune.

Ovviamente, Vconf funziona anche con i più diffusi apparati hardware, nel caso in cui un’organizzazione abbia già a disposizione un impianto di videoconferenza installato in una sala del proprio istituto adibita a questo scopo.

Come funziona Vconf?

In questo periodo si fa un gran parlare di Cloud, come se fosse una parola magica. Beh, Vconf è un servizio di Cloud! Ma cosa c’è dentro la nuvola? Il servizio è dotato di una macchina server, chiamata MCU (Multipoint Control Unit) che riceve tutte le prenotazioni e gestisce i vari flussi audiovideo. È come un gestore di centro congressi che assegna le stanze virtuali libere in base agli orari e al numero di partecipanti richiesti. Gestisce anche le visualizzazioni secondo gli input dati dall’organizzatore della conferenza, che diventa un vero e proprio regista dell’evento.

Per prenotare una videoconferenza l’utente non dovrà far altro che collegarsi online al portale web del servizio Vconf e inserire le credenziali di accesso per effettuare il login. Tutti coloro che lavorano in organizzazioni già appartenenti a IDEM possono usare le proprie credenziali per accedere. Coloro che ancora sono in attesa di aderire ad IDEM ma sono, in ogni caso, collegati alla rete GARR hanno la possibilità di richiedere username e password al referente tecnico di rete del proprio ente (per conoscere il nome del responsabile nel proprio istituto è disponibile la lista completa sulla pagina web: trova il tuo APM).

Una volta effettuato l’accesso, si compilano i campi della prenotazione e al termine si riceve una conferma tramite e-mail. Nel messaggio di riepilogo sono indicate tutte le istruzioni per partecipare alla videoriunione; queste informazioni dovranno successivamente essere inviate a tutte le persone che si intende invitare e che possono essere anche al di fuori della rete della ricerca.

Durante la riunione, inoltre, chi ha effettuato la convocazione ha a disposizione alcuni strumenti di gestione che consentono, ad esempio, di aggiungere altri partecipanti anche nel corso del meeting o di regolare i livelli audio o la visualizzazione del layout. Come per tutte le riunioni “non virtuali”, il moderatore può anche chiudere la porta a chiave (riunione privata), o arrivare al limite di allontanare da una riunione un partecipante.

La flessibiltà di uno strumento come Vconf è data anche dalle diverse possibilità di utilizzo: oltre che tramite computer o apparato di videoconferenza, è possibile partecipare ad una riunione anche dai telefoni VoIP, che garantiscono un ulteriore risparmio di costi, dai telefoni fissi e dai cellulari. Negli ultimi due casi, tuttavia, la comunicazione è possibile solo nel formato audio e queste modalità (oltretutto con costi a carico dell’utente) sono ancora in fase sperimentale e vanno considerate come una soluzione di emergenza in caso non vi siano altre possibilità.

Un’ulteriore opportunità offerta da Vconf è quella di poter trasmettere il contenuto della riunione in streaming in modo che possa essere seguita anche da persone in remoto, che però non possono interagire con i partecipanti.

Per facilitare l’uso della videoconferenza anche da parte delle persone con minore confidenza con la tecnologia è stato attivato un servizio di help desk in grado di supportare gli utenti nella risoluzione di eventuali problemi e guidarli passo passo nelle varie fasi di preparazione.

I numeri di Vconf nella rete della ricerca

Avviato ad aprile 2008, il servizio ha ormai raggiunto il terzo anno di attività ed è quindi possibile scattare una fotografia sul suo utilizzo.

I dati raccolti dimostrano che la videoconferenza è effettivamente un servizio richiesto e apprezzato dalla comunità accademica e scientifica, sono infatti più di 11.000 le persone che in questi tre anni hanno partecipato a riunioni a distanza. Il totale delle videoconferenze è pari a 2.522, ovvero in media quasi 70 ogni mese. Imponente anche il dato relativo ai minuti effettivi di conversazione: circa 333mila equivalenti a più di 5.500 ore, in media 150 ore al mese.

Impossibile stimare il risparmio in termini economici, tuttavia il crescente aumento dell’uso del servizio testimonia che fare ricorso alla videoconferenza è una scelta apprezzata non solo dai ricercatori e docenti, che possono comodamente interagire con colleghi internazionali senza muoversi dal proprio ufficio, ma anche dalle amministrazioni, attente a far quadrare i conti.

L’ evoluzione di Vconf è così raccontata da Claudio Allocchio, uno degli ideatori e oggi responsabile del servizio: “Quando abbiamo lanciato il servizio Vconf, sapevamo che tra i principali problemi da affrontare ci sarebbero stati sia l’impatto tecnologico iniziale per un nuovo servizio che gli utenti non avevano mai provato prima, sia la difficoltà di far conoscere l’esistenza del servizio stesso all’interno della comunità GARR. Siamo quindi stati prudenti nella stima numerica delle richieste. Tuttavia, in breve tempo, abbiamo osservato un utilizzo sempre più largo del servizio e intuito che le richieste degli utenti stavano anticipando rapidamente i tempi previsti per i successivi ampliamenti. Recentemente, l’entrata decisa anche della comunità medica, ci ha rapidamente portato a mettere in cantiere un importante aggiornamento del servizio, anche dal punto di vista tecnologico. Per il futuro, possiamo facilmente ipotizzare che quando renderemo disponibile il servizio anche attraverso strumenti come Skype, pur con le limitazioni tecniche e di qualità intrinseche che ne conseguono, la richiesta aumenterà ulteriormente”.

La ricerca sanitaria sceglie il video

Un riconoscimento prestigioso dell’utilità del servizio Vconf è arrivato recentemente da parte del Ministero della Salute che nell’ambito del Progetto pluriennale firmato con GARR per la fornitura di una rete a banda larga per la comunità biomedica, ha deciso di utilizzare la videoconferenza come strumento preferenziale per le proprie riunioni.

È il caso della Commissione Nazionale della Ricerca Sanitaria, istituita all’inizio del 2011, che lo scorso 23 febbraio si è riunita per la prima volta, presieduta dal Ministro Ferruccio Fazio, e lo ha fatto utilizzando il servizio di videoconferenza messo a disposizione da GARR.

“Si è trattato di una “prima volta” molto importante; GARR ha fornito tutta l’assistenza necessaria per permettere ad ogni membro della Commissione di essere pronto per partecipare alla riunione. Pur conoscendo la videoconferenza, molti dei partecipanti non avevano mai utilizzato questo sistema che si è rivelato davvero efficiente. È stato possibile interagire con i colleghi, ognuno nella propria sede di lavoro, con una qualità sorprendente”, così il prof. Alberto Zangrillo, vicepresidente della Commissione, racconta questa esperienza. Non si tratta di una soluzione occasionale, la Commissione si riunisce una volta al mese e alterna incontri in presenza e riunioni a distanza.
Nella prima videoconferenza erano connesse contemporaneamente 30 persone in 17 sedi diverse, nella seconda, ad aprile, 33 persone in 16 luoghi differenti. “La videoconferenza” prosegue il prof. Zangrillo “viene incontro alle esigenze di mobilità di tutte quelle persone che, avendo molti impegni, viaggiano spesso. Il mese scorso, ad esempio, ero per lavoro a Palermo ed ho potuto partecipare alla riunione collegandomi da lì. L’ utilizzo di connessioni veloci e degli strumenti tecnologici disponibili in rete viene incontro alle richieste del Ministro che è sempre molto attento a coniugare la qualità dei risultati con la razionalizzazione delle risorse economiche. Questo spiega l’impegno nella direzione di una maggiore innovazione nel campo della ricerca sanitaria e nell’adozione, dove è possibile, di soluzioni di e-health. La videoconferenza da questo punto di vista si sta dimostrando un ottimo strumento di lavoro facendo risparmiare risorse preziose sia in termini di tempo che di denaro”.